Copilot Cowork on monien puheissa tällä hetkellä. Mikä se on, mihin tarkoitukseen, tarvitsenko minä sitä? Kirjoittelin seuraavia ajatuksia aiheesta perustuen meidän koulutusmateriaaliin.
Sinun pitää vertailla kaksitoista tarjousta. Jokaisessa on kymmeniä sivuja tekstiä, erilainen rakenne ja hieman eri tapa kuvata sama asia. Lopuksi johdolle pitäisi tehdä päätösesitys, jossa näkyvät olennaiset erot ja perusteltu suositus.
Copilot Chatista olisi tässä paljon apua. Voisit pyytää sitä tiivistämään tarjoukset yksi kerrallaan, rakentamaan vertailutaulukon ja kirjoittamaan johtopäätöksiä. Työ etenisi nopeammin, mutta sinä johtaisit edelleen jokaista vaihetta. Päättäisit, mitä tehdään seuraavaksi, siirtäisit tietoa tehtävästä toiseen ja kokoaisit lopputuloksen.
Copilot Cowork lähtee eri kohdasta. Sille ei anneta yhtä työvaihetta, vaan koko toimeksianto:
"Vertaa kaksitoista tarjousta, tunnista merkittävät erot ja tee johdolle päätösesitys suosituksineen."
Ero ei ole vain siinä, kuinka pitkä pyyntö kirjoitetaan. Kyse on siitä, pyydätkö tekoälyltä apua vai annatko sille työn tehtäväksi.
Kaikki Copilot-työkalut eivät tee samaa työtä
Copilotista puhutaan usein yhtenä kokonaisuutena. Käytännössä eri työkalut ratkaisevat erilaisia ongelmia.
Copilot Chat sopii nopeaan kysymykseen, luonnosteluun ja yksittäisen aineiston käsittelyyn. Researcher kokoaa monilähteistä tutkimusta esimerkiksi markkinasta, strategiasta tai kilpailijoista. Analyst käsittelee dataa, tunnistaa kehityssuuntia ja tuottaa visualisointeja. Copilot Studiossa rakennetaan toistettavia agentteja organisaation yhteiseen käyttöön.
Copilot Cowork täyttää näiden väliin jäävän aukon. Sille annetaan monivaiheinen tehtävä, josta pitää syntyä käyttökelpoinen lopputulos. Tehtävä voi olla esimerkiksi vertailu, raportti tai esitysluonnos.
Työkalun valinnassa kannattaa miettiä, mitä olet tekemässä:
Jos tarvitset vastauksen tai luonnoksen, Copilot Chat on yleensä riittävä. Jos tarvitset tutkimuksen, käytä Researcheria. Data-analyysi kuuluu Analystille. Kun työ sisältää useita vaiheita ja lopuksi tarvitaan valmis tuotos, Cowork on luonteva vaihtoehto. Jos sama työ pitää tehdä toistuvasti, yhteisillä säännöillä ja rajatuilla tietolähteillä, puhutaan jo Copilot Studio -agentista.
Kyse ei ole siitä, mikä työkalu on paras. Kyse on siitä, mikä niistä sopii käsillä olevaan työhön.
Coworkille annetaan toimeksianto, ei irrallista kysymystä
Copilot Chatille voi kirjoittaa:
"Tiivistä tämä dokumentti ja tee kolme päätösehdotusta."
Coworkille tehtävä kannattaa kuvata kokonaisuutena:
"Vertaa kaksitoista tarjousta, tunnista niiden olennaiset erot ja tee johdolle päätösesitys suosituksineen."
Ensimmäisessä pyydetään yhtä rajattua suoritusta. Toisessa kerrotaan, mikä työ pitää saada valmiiksi.
Hyvän Cowork-toimeksiannon ei tarvitse olla pitkä. Siitä pitää kuitenkin löytyä viisi asiaa:
- Mitä haluat saada aikaan?
- Mitä aineistoa työssä käytetään?
- Millainen lopputulos tarvitaan?
- Kenelle lopputulos tehdään?
- Mistä tunnistat riittävän hyvän lopputuloksen?
"Analysoi nämä tiedostot" ei vielä kerro, miksi analyysi tehdään. Cowork joutuu arvaamaan, mitkä asiat ovat olennaisia ja mihin muotoon havainnot pitäisi koota.
"Vertaa tarjoukset ja tee johdolle päätösesitys, jossa näkyvät kustannukset, toimitusaika, keskeiset riskit ja oma suosituksesi" antaa jo kunnollisen työraamin.
Tämä on tärkeä ero. Cowork vähentää tarvetta ohjata jokaista työvaihetta, mutta se ei poista tarvetta ajatella. Käyttäjän pitää edelleen tietää, mitä työltä halutaan.
Cowork ei ole oikea valinta jokaiseen tehtävään
Nopeaan kysymykseen Cowork on tarpeettoman raskas. Jos haluat muotoilla sähköpostin, tiivistää yhden sivun tekstin tai hakea muutaman idean, Copilot Chat hoitaa työn suoraviivaisemmin.
Coworkista alkaa olla hyötyä, kun tehtävä vie ihmiseltä selvästi aikaa, aineistoa on useassa tiedostossa tai työn päätteeksi pitää syntyä valmis dokumentti, vertailu, raportti tai esitys. Asiakaskoulutuksessa käytännöllisenä tunnistusrajana käytettiin yli puolen tunnin työtä. Raja ei tietenkään ole absoluuttinen, mutta se toimii hyvänä testinä: jos tehtävässä on monta vaihetta, Coworkia kannattaa ainakin kokeilla.
Cowork ei myöskään korvaa Researcheria tai Analystia. Syvällinen tiedonhaku ja data-analyysi ovat omia töitään. Niiden tuloksia voidaan kuitenkin tarvita osana laajempaa toimeksiantoa.
Copilot Studiota tarvitaan puolestaan silloin, kun toimintatavasta tehdään yhteinen ja toistettava. Tällöin pitää määritellä esimerkiksi käytettävät tietolähteet, käyttöoikeudet, omistajuus, testaus ja seuranta. Cowork sopii käyttäjän delegoimaan työhön. Copilot Studio sopii organisaation hallittuun toimintamalliin.
Tämä rajaus kannattaa tehdä ajoissa. Muuten yksinkertaiseen tehtävään rakennetaan liian raskas ratkaisu tai toistuva prosessi jää yksittäisten käyttäjien Cowork-istuntojen varaan.
Työn tekemisestä siirrytään työn ohjaamiseen
Monen Copilot-käyttö alkaa sähköposteista, kokousmuistioista ja tiivistelmistä. Työ nopeutuu, mutta tapa tehdä työtä ei juuri muutu. Käyttäjä käynnistää jokaisen vaiheen, tarkistaa tuloksen ja kertoo, mitä seuraavaksi tehdään.
Coworkissa käyttäjän rooli muuttuu. Hänen pitää määritellä tavoite, aineisto, kohdeyleisö ja hyväksyttävä lopputulos. Cowork muodostaa tehtävälle etenemistavan, jonka pohjalta työtä voidaan tarkentaa.
Ensimmäistä tuotosta ei tarvitse hyväksyä sellaisenaan. Johtopäätöksiä voi haastaa. Painotuksia voi muuttaa. Puuttuvan näkökulman voi lisätä, ja huonon rajauksen voi korjata.
Tämä muistuttaa enemmän työskentelyä asiantuntijan kuin hakukoneen kanssa. Hyvä toimeksianto tuottaa yleensä paremman tuloksen kuin yksityiskohtainen sarja irrallisia pyyntöjä.
Samalla esiin tulee yksi epämukava asia. Jos organisaatiossa ei osata kertoa, mitä hyvä lopputulos tarkoittaa, Cowork ei ratkaise ongelmaa. Epämääräinen toimeksianto tuottaa helposti epämääräisen lopputuloksen.
Pidempi prompti ei auta, jos työn tavoite on epäselvä.
Ensimmäinen kokeilu kannattaa tehdä oikealla työtehtävällä
Coworkia ei kannata esitellä organisaatiolle pitkän ominaisuuslistan kautta. Parempi tapa on valita yksi oikea työ, joka on tehtävä joka tapauksessa.
Sopiva kokeilu voisi olla esimerkiksi useiden tarjousten vertailu, laajan aineiston pohjalta rakennettava johtoryhmäesitys, raporttiluonnoksen laatiminen tai eri dokumenteissa olevien vaatimusten kokoaminen yhdeksi näkymäksi.
Valitse tehtävä, joka vie tavallisesti yli puoli tuntia tai sisältää useita työvaiheita. Anna Coworkille käytettävä aineisto. Kerro, kenelle lopputulos tehdään ja mitä valmiin tuotoksen pitää sisältää.
Arvioi kokeilun jälkeen ainakin nämä asiat:
- Syntyikö lopputulos, jota voi oikeasti käyttää?
- Kuinka paljon omaa työtä jäi jäljelle?
- Mitä kohtia piti korjata?
- Oliko tehtävä rajattu oikein?
- Kannattaako sama työ tehdä Coworkilla uudelleen?
Älä arvioi vain sitä, näyttikö ensimmäinen vastaus hyvältä. Olennaisempaa on, vähenikö koko tehtävään käytetty työ ja paraniko lopputulos.
Copilot Chatin ja Coworkin ero selviää parhaiten antamalla molemmille saman todellisen työtehtävän. Chat auttaa sinua etenemään vaihe vaiheelta. Coworkille voit antaa koko työn.
Siitä kannattaa aloittaa.
Kirjoittaja
Markus Ikonen
CEO